Falešná chyba “Nejméně jeden podpis je neplatný”

Některé korektně podepsané dokumenty zobrazují následující chybu: Nejméně jeden podpis je neplatný.

Případně v detailním zobrazení tuto:

Taková chyba samozřejmě člověka znejistí. Nicméně dokument je platný, závazný, soudně prokazatelný a vymahatelný. DigiSign jiný typ podpisu ani neumožňuje.

Jak “chyba” vzniká

Tato “chyba” vzniká, když se specifickým způsobem využije funkce formulářových polí. Nejčastěji pak kvůli poli “Datum podpisu”.

Proč? Jde o princip elektronického způsobu podepisování. Podpisová platforma (v tomto případě DigiSign) musí zajistit, že všechny podepisující strany viděly stejný dokument, stejného obsahu a ten podepsaly. Jenže vložení např. data podpisu dalšími podepisujícími obsah po technické stránce “změní”.

Příklad 1: Pokud formulářové pole “datum” vloží pouze první podepisující je vše v pořádku. Všichni vidí zcela totožný dokument.

Příklad 2: Vložení data podpisu druhým (a případně dalšími) podepisujícím technicky vzato obsah změní. Proto se první podpis označuje jako neplatný.

Zdálo by se, že vše půjde “obejít” tak, že počkáme na vyplnění formulářových polí všemi účastníky, a až potom dokument ověříme a opatříme elektronickými podpisy. Technicky by to “šlo”, ale právně by to bylo zcela špatně. Nemohli bychom garantovat obsah dokumentů, který kdo podepsal. Služba by vám tak byla fakticky k ničemu.

Na formulářová pole můžete pohlížet jako na “doplňovací tečky” ………………… v papírových dokumentech. Jejich vyplnění je běžnou praxí a podepsané dokumenty jsou právně závazné a vymahatelné. Jejich elektronická obdoba je pak platná úplně stejně.

Jak postupovat

U stávajících podepsaných dokumentů zvažte, jestli je nezbytné věc vůbec řešit. Pokud už probíhá plnění, platby, smlouvou se řídíte, není třeba se tím dále zabývat. Smlouva platí, je průkazná, vymahatelná, archivovatelná.

Pro nové dokumenty

• Formulářová pole nechte vyplňovat výhradně prvního podepisujícího. Ten i po technické stránce podepíše finální dokument (vidí už opravdu veškerý obsah), a další podepisující vidí to samé.

• Pokud potřebujete doplňovat informace od více podepisujících, zkuste je získat před samotným podpisem a vyplnit je před rozesílkou obálky. A nebo jen berte na vědomí, že dokument bude hlásit chybu i když po právní stránce je v pořádku podepsaný a vymahatelný.

• Nepoužívejte pole Datum podpisu či místo. Fakticky je to po právní stránce zbytečné (viz článek), navíc datum jako takové ve vkládá (zobrazuje) u vlastního podpisu automaticky.

Pokud ani to nejde, jen si připravte informaci do firmy a případně pro klienta, že taková chyba ověření je pouze technická a na platnost smlouvy nemá vliv.

Upozornění: Do textové formulářového pole je možné vložit jakýkoli text. Pokud by např. druhý podepisující do pole "adresa bydliště" místo adresy napsal např. "Kupní cena není 25 tisíc Kč, ale 83 tisíc Kč," tak taková smlouva by neplatná byla. Protože se po faktické stránce změnil obsah.