Z týdnů na hodiny: jak Active Group a Czech News Center zrychlili podepisování dokumentů

Active Group a Czech News Center patří mezi významné mediální společnosti v Česku. Provozují rozhlasové stanice, podcasty a tištěná média, mimo jiné Evropu 2, Frekvenci 1, Prostor X, Reflex a Blesk. Jejich činnost zahrnuje prodej mediálního prostoru i pořádání akcí. S tím souvisí příprava, schvalování a podepisování smluv, objednávek a dalších dokumentů.

Od roku 2025 obě společnosti využívají DigiSign ve spojení se svými interními systémy. U některých smluv se díky tomu podařilo zkrátit dobu potřebnou k dokončení podpisů z týdnů na hodiny nebo dny.

Výchozí stav: ruční předávání prodlužovalo podpis

Původní postup u části obchodních případů zahrnoval tisk dokumentu, jeho předání interním schvalovatelům, doručení klientovi a následné skenování a uložení podepsané verze. Délka procesu závisela na povaze a hodnotě dokumentu, počtu podepisujících i způsobu doručení. V některých případech trvalo dokončení podpisů několik týdnů.

„Podle typu a hodnoty smlouvy nebo objednávky se do procesu zapojuje více schvalovatelů a podepisujících. Pokud byl klient v zahraničí, zabralo několik dní už samotné doručování. U akcí připravovaných na poslední chvíli pak vznikaly velmi vypjaté situace: plnění se mělo rozběhnout, ale smlouva ještě nebyla podepsaná nebo nebylo jasné, kde se právě nachází. Takový postup nás administrativně výrazně zatěžoval,“ vzpomíná Radek Nový z Active Group a Czech News Center.

Cílem projektu bylo odstranit tisk, opětovné skenování dokumentů a výrazně zrychlit celý obchodní proces. 

Integrace do prostředí, které zaměstnanci znají

V obou společnostech bylo zásadní zapojit elektronické podepisování do systémů, v nichž zaměstnanci již pracují. Cílem bylo rozšířit zavedený proces přípravy a schvalování smluv, aniž by uživatelé museli přecházet do další aplikace a učit se nový postup.

Active Group integrovala DigiSign do svého Microsoft CRM. Díky propracovanému API se podařilo napojení připravit v řádu několika dnů.

Obchodníci tak i nadále zakládají smlouvy a spouštějí jejich schvalování ve známém prostředí CRM. Po interním schválení se automaticky spustí proces elektronického podpisu za Active Group i za klienta.

Schválení a rozesílka na klik

Obchodník v CRM zadá potřebné údaje o smlouvě a kontakty na podepisující osoby. Další proces probíhá automaticky podle nastavených pravidel, která zohledňují zejména typ a hodnotu dokumentu, počet schvalovatelů, požadavky protistrany, přílohy a termín realizace. V úvahu mohou vstupovat také barterová či jiná specifická plnění. Podle hodnoty plnění systém určí požadovaný způsob podpisu nebo ověření podepisujícího, například použití certifikátu, Bank iD či SMS.

Napojení přitom nekončí odesláním dokumentu k podpisu. Díky webhookům DigiSign se aktuální stav podpisového procesu průběžně promítá zpět do Microsoft CRM, kde jsou dostupná také související upozornění a eskalační notifikace.

Jakmile podepíší všechny strany, podepsaný dokument se automaticky uloží do interního systému a obchodník dostane potvrzení o dokončení procesu. Podepisující osoby obdrží automaticky odkaz ke stažení podepsaného dokumentu.

Obchodník tak může celý průběh smlouvy sledovat ze svého CRM: od její přípravy a schválení přes podpisy obou stran až po uložení výsledného dokumentu.

Přijetí zaměstnanci a výsledky

Integrace do stávajících systémů usnadnila přijetí nového postupu. Zaměstnanci se nemuseli učit pracovat v další samostatné aplikaci: podpisový proces spouštějí a sledují v prostředí, které už znají.

V Active Group dnes podíl elektronicky podepisovaných smluv přesahuje 90 %. U vybraných případů, zejména při spolupráci se zahraničními partnery, se doba potřebná k dokončení podpisů zkrátila z týdnů na hodiny nebo dny. Vedle rychlosti přinesl nový postup také lepší přehled o tom, v jaké fázi se dokument nachází.

Zrychlení schvalování a podepisování dokumentů v Active Group výmluvně vystihuje následující tabulka:

Zjednodušit si podepisování obchodních a HR dokumentů můžete i vy. Dohodněte si rychlou konzultaci.