Záznam z webináře: Automatizovat podepisování 30 smluv měsíčně je hloupost. Nebo ne?

Má smysl automatizovat podepisování, když podepisujete jen 10 nebo 30 smluv měsíčně? Tuhle otázku jsme si položili s Lukášem Baierem z Chorizo Lab nahlas – a rovnou odpověděli: ano, má to cenu.

Co na webináři zaznělo

Bez dobrých dat to nejde. Lukáš hned na začátku upozornil na věc, která celou automatizaci stojí nebo padá: kvalita zdrojových dat. Pokud nemáte u kontaktů správně vyplněné e-maily, telefonní čísla a IČO – v dedikovaných polích, ne v poznámkách – automatizace jednoduše nefunguje. „Shit in, shit out," jak Lukáš říká.

Proč automatizovat i malý objem? Příprava dokumentů, ruční přepisování údajů a dohledávání kdo podepsal a kdy nikoho nebaví. A to platí úplně stejně pro deset smluv měsíčně jako pro tisíc. Čas jsou peníze a nervy jsou nervy.

Jak to technicky funguje? Propojení CRM nebo HR systému s DigiSignem probíhá přes API. K tomu, aniž byste museli psát kód, slouží integrační platformy jako Make nebo n8n – nastaví se workflow, data se stáhnou ze zdroje, DigiSign vygeneruje obálku a odešle ji k podpisu. Po podepsání vám přijde notifikace třeba do Slacku.

Human in the loop. Jedna z klíčových rad: nenechávejte automatizaci úplně bez dozoru. Nejlepší praxí je nastavit ji tak, aby celý dokument připravila, ale před odesláním ho nechal zkontrolovat člověk. Jedna klávesa na schválení, žádná zbytečná administrativa.

Začněte manuálně. Než cokoli automatizujete, projděte celý proces ručně v DigiSignu. Odladíte šablony, uklidíte data, nasbíráte zpětnou vazbu – a pak teprve automatizujete.

Na webináři jsme také ukázali konkrétní funkce DigiSignu, které automatizaci usnadňují: zástupné znaky (placeholdery), formulářová pole, hromadnou rozesílku i hromadný podpis pro statutáry.

Pokud vás téma automatizace podepisování zajímá, rádi si to probereme – napište nám nebo rovnou vyzkoušejte DigiSign.