Od skenování k podpisu do 5 minut: Jak Viva Marketing digitalizoval obchodní smlouvy

Budějovičtí Viva Marketing jsou šikovná marketingová agentura. Dělají reklamy na Metě, Googlu a dalších online kanálech, tvoří weby, e-shopy i video obsah – kompletně od A do Z. Klientela sahá od živnostníků po e-shopy s milionovými rozpočty.

 Smlouvy jsou základem každé spolupráce – jenže jejich uzavírání bylo zbytečně krkolomné. Jak to fungovalo a funguje nám řekl CEO Viktor Neubauer.

Víme, že podpis v malování nebyl optimální

Dnes už je to nemyslitelné. Smlouvy jsme klientům posílali e-mailem v PDF, kde byl vložený obrázek mého podpisu. Klient ji vytiskl, podepsal, naskenoval a poslal zpět. Právně to bylo trochu na vodě, ale bývala to běžná obchodní praxe.

Digitální podepisování se nám vyplatí i v malém

Nepatříme k firmám, kde by elektronické podepisování přineslo dramatická čísla - 20  smluv měsíčně není masový provoz. I tak vnímáme pozitivní výsledky:

• Rychlejší uzavírání obchodů: rozhodnutý klient podepíše smlouvu do pěti minut od odeslání – bez tisku, scanneru a čekání.
• Příjemnější zážitek pro klienty: digitální podpis přímo z telefonu nebo počítače je pro ně pohodlnější. Říkají nám to.
• Plná kontrola nad procesem: díky nastavenému workflow mám jako jednatel kontrolu nad obsahem dokumentů, způsobem jejich distribuce i uchováním. 
• Přehled o stavu: není už potřeba se ptát kolegů, v jakém stavu která zakázka je. Vidíme to online.

Zjednodušili jsme si celý proces

Náš hlavní use case je smlouva o spolupráci s klientem. Funguje to jednoduše:

• obchodník vyplní klientskou smlouvu ze šablony a odešle ji
• díky nastavení pořadí podepisujících dostane smlouvu k podpisu nejprve klient
• po jeho podpisu ji automaticky dostane obchodní ředitel – a ví, že smlouva přichází jako uzavřený obchod připravený k podepsání
• nakonec automaticky obdrží smlouvu obě strany i obchodník a může se rozjet spolupráce

Mimo standardní smlouvy máme v DigiSignu i speciální šablonu NDA – pro klienty, kteří chtějí nadstandardní mlčenlivost a nemají vlastní dokument.

Proti dřívějšímu fungování jsme

• obsahově upravili znění smlouvy, např. jsme odstranili nelogičností jako "smlouva je vyhotovena ve dvou kopiích s platností originálu", nebo datum podpisu - to se automaticky ukládá s popdpisem
• změnili proces - dříve jsme používali objednávky, které podepisoval klient a za nás akceptoval obchodník; dnes máme jen smlouvu, kterou podepisuje jednatel
• obchodník má ode mě v DigiSignu vytvořenou šablonu, do které jen "nakliká" obsah smlouvy a cenu
• od klienta už nechceme ani nic vyplňovat, doplňovat, ať má vše co nejjednodušší
• zjednodušili jsme si archivaci - místo ukládání na lokálním serveru si dokumenty archivujeme přímo v Digisignu

S používáním jsem přišli i na jednu nečekanou výhodu: v administraci vidíme, jestli si klient už zobrazil smlouvu. A pokud do druhého dne nepodepsal, proaktivně se mu ozveme a řešíme, co deal brzdí.

Proč jsme vybrali DigiSign?

Já se hodně pídil po tom, jak je to s legislativou, jak je podpis právně vymahatelný, co se stane, když někdo zpochybní způsob podpisu u soudu. A DigiSign byl první, kdo mi na to dokázal odpovědět srozumitelně a lidsky. To byl pro mě ten přelomový moment.

Bohužel jsme podpis vyzkoušeli i u soudu

Vymahatelnost podpisu jsme si nakonec nechtěně ověřili. Nechali jsme se napálit a museli se soudit se třemi vykutálenými firmami. Vyhráli jsme. A zpětně viděno jsem rád, že jsme nezůstali u těch skenovaných smluv. To bychom tak dobrou důkazní pozici asi neměli.

Digitalizace podepisování pro nás byla věcí principu

My všude říkáme, že jsme digitální agentura, tak jsem chtěl dělat všechny věci digitálně. A také mít smluvní věci ve 100% pořádku - přece jen s klienty máme statisícové smlouvy.

S digitalizací budeme pokračovat. Do DigiSignu začínáme převádět i interní dokumenty – onboardingové smlouvy a dohody s dodavateli, které zatím stále probíhají papírově. Základ je připravený.

Chcete také přestat tisknout, skenovat a evidovat ručně? Vyzkoušejte DigiSign.