Společnost ista implementovala digitální podepisování jako jednu z dalších procesních inovací v oblasti obchodu za poslední roky. Díky využívání platformy DigiSign došlo již během prvního roku k redukci ručního skenování dokumentů o dvě třetiny – a v roce 2025 očekává firma úsporu přibližně 60 000 listů papíru.

Efekt digitalizace dokumentů

„Díky digitalizaci jsme v roce 2024 nemuseli skenovat přibližně 19 000 stran smluv,“ uvádí Petr Sezemský, projektový manažer pro pobočky ista v České republice a na Slovensku.

„Naše papírové smlouvy byly historicky zabezpečené notářskou pečetí, což znemožňovalo jejich hromadné skenování. Každý list musel být naskenován ručně, což výrazně zatěžovalo backoffice tým.“

Elektronická archivace rovněž přinesla výrazné zjednodušení. Nově uzavřené smlouvy již není nutné fyzicky ukládat, čímž odpadá potřeba další skladovací kapacity.

Klíčová čísla:

• 300–400 uzavíraných smluv měsíčně

• 10–20 stran má průměrná smlouva

• Min. 150h času uspořeno backoffice za prvních 9 měsíců

• 51 % smluv bylo uzavřeno digitálně za prvních 9 měsíců

Podpora systematického přístupu

„Jsme velmi systematičtí a pořádkumilovní – a DigiSign nás v tom plně podporuje,“ říká Petr Sezemský.

Smlouvy jsou i v digitální podobě strukturovány do „balíčků“, které obvykle obsahují jednu rámcovou smlouvu a několik smluv na konkrétní služby. Tento přehledný formát usnadňuje klientům orientaci v cenových podmínkách a usnadňuje i následný servis – např. při ověřování záruk nebo při úpravách smluvních podmínek po letech.

Přínosy digitalizace v praxi

• Snížení administrativní zátěže
• Významně rychlejší uzavření smluv
• Automatické upomínky a řízení platnosti smluv (např. lhůta 90 dní)
• Eliminace chybovosti při podepisování více dokumentů
• Jednoduché ovládání pro klienty všech věkových kategorií

„Podepisování prostřednictvím telefonu a e-mailu významně urychluje je pro naše klienty jednoduché a zároveň právně plnohodnotné.”

Typy dokumentů uzavíraných elektronicky

• Smlouvy o dílo (např. na instalaci měřičů vody, tepla, elektřiny)
• Smlouvy o nájmu přístrojů
• Smlouvy o rozúčtování nákladů na energie
• Smlouvy o ochraně osobních údajů
• Všeobecné obchodní podmínky (VOP)
• Dodatky ke smlouvám

Technická stránka a proces podepisování

ista má proces podepisování smluv propojený s interním systémem GenRayn a CRM nástrojem Raynet. Vysoká míra automatizace zajišťuje:

• Automatické načítání údajů z ARES a veřejných rejstříků
• Generování smluvních dokumentů přes GenRayn
• Kontrolu dokumentů dle principu čtyř očí
• Odeslání dokumentů přes DigiSign, včetně nastavení podpisových polí, upomínek a pořadí podepisujících
• Automatickou archivaci a aktualizaci údajů v CRM
• Řešení chyb při doručení obálek (např. špatně zadané kontaktní údaje)

Napojení na interní aplikace prostřednictvím API si ista realizovala svépomocí s metodickou podporou DigiSignu.

Vysoká míra akceptace mezi klienty v Česku i na Slovensku

Společnost věnovala značné úsilí tomu, aby proces podepisování byl co nejjednodušší i pro méně technicky zdatné klienty. Obchodníci mají navíc k dispozici jednoduchou radu: „Sledujte modrou stezku.“

Za ista Česká republika zpracovala Radka Janotová.