eLegal je advokátní kancelář zaměřená na právo v digitálním prostředí. Mezi její klienty patří IT firmy, SaaS startupy, ecommerce projekty nebo marketingové agentury. Jak jim v advokátní praxi pomáhá DigiSign nám pověděl advokát & CEO Tomáš Pauch.

Digitálně podepisujeme každý den

Digitální podepisování je pro nás požehnáním. Obratem získáváme plné moci od klientů k zastupování u soudu, máme originály veškerých smluv a můžeme efektivně spolupracovat i s digitálními nomády.

Plné moci máme hned a bez osobního setkání

Pro zastupování klientů před soudy, úřady anebo protistranou potřebujeme plnou moc.

Dříve jsme ji podepisovali pěkně na papíře, osobně s klienty, museli jsme se potkávat. Nebo nám přišla poštou, občas i pomačkaná, politá kafem nebo jinak ušpiněná. Vše trvalo dlouho, klienti museli řešit tisk a skenování a byla to někdy trochu ostuda ji předkládat.

Nově nám plné moci podepisují klienti elektronicky. V našem systému SingleCase si dokument vygenerujeme, přetáhneme do jedné ze šablon v DigiSignu a obratem odesíláme k podpisu.

Na soud plnou moc posíláme datovkou a nikdy se nám nestalo, že by její platnost byla zpochybněna.

Máme originály smluv

Klientům jsme běžně předávali zpracované dokumenty v Google Docs nebo Word souboru. V ideálním případě klient dokument vytiskl, zařídil podpis všech stran, založil si originál a nám poslal scan smlouvy.

V praxi se ale stávalo, že

• před podpisem ještě klient bez našeho vědomí dokument “lehce” upravil, doplnil

• nepředal nám kopii podepsané smlouvy (až polovina případů)

• podepsaný papírový originál se “někde zatoulal”

To vše pak mělo dopady na kvalitu, závaznost či vymahatelnost smlouvy a působilo komplikace při zpracování navazujících dokumentů či smluvních dodatků.

Dnes máme kontrolu nad obsahem podepisovaných dokumentů, protože k podpisu je všem stranám rozešleme elektronicky my sami DigiSignem. A jakmile je procedura dokončená, rovnou máme i podepsaný originál.

Klienti si dokument stáhnou k sobě, my si jej uložíme do SingleCase a máme jistotu, že máme aktuální verzi. To je obrovský rozdíl vůči papírovému procesu a lidové tvořivosti.

Jsme flexibilnější při změnách v případu

Kvůli změnám v případech běžně potřebujeme rozšířit plnou moc nebo zmocnit někoho z kolegů. Dříve to bývala komplikace, která řešení zdržovala nebo nám svazovala ruce.

Dnes to vyřeším i pár minut před jednáním. Operativně zavolám klientovi, připravím dokument, klient v řádu minut digitálně podepisuje a já předávám soudu - datovkou nebo často i e-mailem - plnou moc pro nové podání nebo další úkon, který situace potřebuje.

Nemusíme organizovat osobní podpisové schůzky

Další práce, která snad nikoho nebaví a jen zabíjí čas, je organizování podpisových schůzek. Zvlášť v našem IT segmentu, kdy jednatelé často cestují do zahraničí nebo z ciziny pracují, je osobní setkání všech realizovatelné klidně až za měsíc.

Zato pro digitální podpis nic organizovat nemusíme, jen dokumenty DigiSignem rozešleme a v řádu hodin, maximálně dvou dnů máme podepsáno. Jsme spokojení my a hlavně klienti, kteří takovou službu berou jako velký nadstandard, protože jim umožňuje být flexibilní.

Naše personální dokumenty máme zpracované za desetinu času

Pracovní smlouvy, jejich dodatky, DPP s praktikanty - vše řešíme už také digitálně. Byť jde o pár dokumentů měsíčně, šetří nám to spoustu času - tisk, předání, skenování, založení do složky, archivace… to všechno odpadá. A hlavně máme všechno na jednom místě.

Uživatelsky je digitální podepisování komfortní

My nemusíme nic tisknout ani skenovat, rozesílat, chodit na poštu. Klienti nemusí také tisknout a skenovat. Nemusí ani nikam zbytečně chodit a organizovat svůj čas. Stačí jim fakticky mobil a minutka času. Smlouvy už mají předem dávno projednané a schválené.

Oceňujeme také, že můžeme měnit jazyk aplikace při spolupráci se zahraničními klienty. Naopak pro českou klientelu si ceníme českého prostředí, které povzbuzuje důvěru i u konzervativnějších podepisujících.

Díky různým úrovním ověření uživatelů před podpisem máme také možnost škálovat určité dokumenty podle jejich významu a když jde opravdu o hodně, díky implementaci Bank iD a dalších nástrojů ověření identity máme jistotu, že dokumenty později nikdo nebude rozporovat.

Digitalizace nám pomáhá měnit pohled klientů na advokáty

V eLegal měníme image právních služeb. Mluvíme lidsky a srozumitelně, používáme moderní technologie a dáváme důraz na co nejlepší klientskou péči. Stejně jako práce v cloudu, místo posílání souborů tam a zpět, i elektronické podepisování je naprostý základ našich služeb.