Digitální transformace v Dobré rodině: 900 smluv bez jediného papíru

V České republice je více než 26 000 dětí, které nemohou vyrůstat ve stabilním prostředí původní rodiny. Dobrá rodina o.p.s. dlouhodobě podporuje "náhradní rodiče," aby co nejvíce dětí našlo svoji novou rodinu.

O transformaci z papírového na digitální podepisování nám pověděla Jana Rydlová, finanční a provozní manažerka.

Přesmluvnili jsme 900 pěstounských rodin za pár dní. Na dálku

Kvůli legislativním změnám jsme museli absolvovat podpisový maraton se všemi našimi klienty. Naštěstí už ne papírově.

Klienti jsou rozeseti po celé republice, takže díky digitalizaci jsme výrazně ušetřili náklady na cestovné i na poštovné (zejména doporučené dopisy).

Velkou úsporou bylo také snížení administrativní zátěže. Odpadlo fyzické třídění pošty a zakládání dokumentů do složek.

Digitálně řešíme už i nové smlouvy

Po této velké hromadné akci jsme postupně digitalizovali i veškerou další agendu, zejména dohody s pěstouny, dobrovolníky i HR dokumenty jako pracovní smlouvy či DPP s kolegy. Aktuálně tak řešíme přibližně 100 obálek měsíčně elektronicky.

Smluvy s klienty připravují naši doprovázející pracovníci na pobočkách. Jednotlivé smlouvy připravují ve wordu, protože jsou hodně obsáhlé a individualizované, např. jen o dítěti se uvádí celá stránka údajů, a smlouva se může týkat i 7 dětí.

Pracovní smlouvy, DPP apod. řeší centrálně personalistka na našem backoffice.

Dohody o hlídání - 3 stranné smlouvy mezi námi, klientem a pečovatelem.

Smlouvy s dobrovolníky, např. hlídání, doučování i administrativní výpomoc.

Po technické stránce fungujeme takto:

• v DigiSignu máme připravené šablony, kde jsou nastavení naši podepisující, průvodní zprávy, přílohy, podpisové archy i odeslání kopie podepsaných dokumentů na naši sběrnou e-mailovou adresu 
• ke smlouvám přikládáme i digitálně podepsané plné moci s pověřením k podpisu za Dobrou rodinu
• k dohodám o hlídání máme rovnou přiložený vzor výkazu
• využíváme vyplňovací políčka do smluv, např. pro kontaktní údaje, nebo pro údaje o specifických potřebách dětí
• podepsané dokumenty si stahujeme k nám na Sharepoint
• připravujeme i API integraci, abychom mohli agendu více automatizovat

Kolegové digitalizaci zvládli bez ztráty kytičky

Samozřejmě jsme měli obavy, jak si kolegové poradí s takovou významnou změnou. Zvlášť když víme, že někteří se s počítači a technologiemi obecně moc nekamarádili.

Nakonec jsme vymysleli systém práce, zavedli šablony a pak stačilo kolegy zaškolit na jejich používání.

A po kvartále používání mohu říct, že si DigiSign kolegy získal a stal se oblíbeným pracovním nástrojem.

DigiSign nám šetří peníze i čas kolegů

Zavedení elektronického podpisu nás zároveň jako organizaci posunulo dál.

Zvýšila se digitální gramotnost našich zaměstnanců i klientů, kteří si osvojili práci s online dokumenty a elektronickým podepisováním.

Celkově jsme se stali modernější, efektivnější a lépe připravení na další digitalizaci procesů.