Jak si externisté generují a digitálně podepisují stovky smluv s Czechitas

15. srpna 2023

Případová studie

Digitální podepisování šetří Czechitas a také jejím partnerům stovky hodin práce. Jen za rok 2022 si externí spolupracovníci sami vygenerovali a na dálku podepsali přes 800 smluv. Další stovky dokumentů v Czechitas podepisují s interním týmem.

Czechitas je jedna z největších neziskovek v Česku, zaměřuje se na vzdělávání žen v digitálních dovednostech a pomáhá jim se změnou kariéry. Pořádá každoročně stovky online i off-line kurzů, desítky setkání komunity a partnerů. Na všem se podílí 80 členný interní tým a kolem 700 externistů.

Od června 2021 podepisují stovky dokumentů měsíčně DigiSignem, který si postupně sami integrovali do svého informačního systému.

O digitálním podepisování jsme si povídali s Andreou Obručníkovou, která se na zavádění i využívání nejvíce podílela.

Digitální podepisování nám vyřešilo spoustu problémů

Elektronizací spoříme spoustu času, ruční práce a kontrol. Spočítali jsme si, že zpracování papírové smlouvy nám interně zabralo kolem 30 minut, digitálně nám to zabere do 5 minut.

Mnohem důležitější ale je, že dnes získáváme lektory, které bychom jinak nezískali. Spousta našich spolupracovníků žije mimo města, věci řeší na dálku a jezdit k nám do Prahy / Brna / Ostravy jen kvůli papíru (pro ně nepodstatnému), se jim nechtělo.

DigiSign u nás také:

  • Podporuje flexibilitu. Můžeme během jednoho dne upravit podmínky akce a stihneme to podepsat s 50 lidmi. Těsně před akcí. Papírově je to prakticky neproveditelné, nebo by to trvalo 14 dní.

  • Zjednodušuje onboarding externistů. Různé materiály zpřístupňujeme externistům až po podpisu smlouvy a NDA. Dříve vše musel hlídat člověk a nastavit externistovi práva. Teď to automatizovaně pohlídá DigiSign a náš IS.

  • Eliminuje zbytečnou komunikaci. Spoustu potřebných dokumentů k akcím si lidé vytváří sami v naší "samoobsluze". My je jen ve finále podepíšeme. Nemusí tak probíhat žádné osobní ani e-mailové kolečko, věčné copy&paste osobních údajů, kontroly. Podmínky akcí máme vždycky jasně dané a šablony a workflow zařídí zbytek.

  • Bourá bariéry. Zařídit cokoli s kolegy na home office nebo v zahraničí je stejně jednoduché, jako s kolegy v kanceláři.

  • Šetří čas stovkám partnerů. Potřebná administrativa i jim zabere doslova jen minuty.

  • Za covidu umožnil “ze dne na den” přejít s lidmi na home office. A také přejít z prezenčních na online školení.

  • Šetří i dost peněz, což se v neziskovce počítá hned dvakrát.

Za podepisování na dálku jsme si blahořečili na začátku epidemie Covidu. Museli jsme prakticky ze dne na den přejít na home office a transformovat vzdělávací akce z offline do online. S DigiSignem to šlo.

Andrea Obručníková, People & Culture Services Manager

Přechod z Docusignu na DigiSign

Přechod na digitální podepisování jsme řešili už dříve, protože papírové procesy nás velmi omezovaly. Běžně jsme měli na stole (doslova) 20-30 žádostí o smlouvu, vše se muselo hlídat, urgovat, archivovat, posílat mezi pobočkami, vznikal tak typický chaos…

Tehdy nás bylo interně asi 25 a externě kolem stovky. Přijímat administrativní sílu jsme z principu nechtěli, takže jsme našli a zavedli americký Docusign. Ten u nás přes rok fungoval, odladili jsme na něm různé procesy. Náhradu za něj jsme řešili z více důvodů:

  • Významné zvýšení ceny. My používali základní funkce, pár políček k vyplnění, zaškrtnutí… nepotřebovali jsme mrak nových funkcí.

  • Komunikace byla pouze v angličtině. My sice mluvíme dobře, ale řešit v angličtině implementaci, podporu, API… to bylo fakt náročné. Plus část našich podepisujících měla s angličtinou problém…

  • Bylo to hodně inkognito, byli jsme jeden z milionu klientů, partnerů. Nikdo se nás neptal na zpětnou vazbu, nikdo nenapsal, nikdo neřešil co by nám pomohlo.

Náš ředitel Ondřej Čejka z doslechu znal DigiSign, tak jsme se rozhodli jej přednostně vyzkoušet a už jsme zůstali.

Od webového rozhraní k plné integraci za 6 měsíců

Největší část naší administrativy tvoří dokumenty spojené se školeními. To máme dost specifické, protože na kurzy se nám “přihlašují” jak účastníci, tak jednotliví školitelé a další personál. Takže my na začátku ani nevíme, kdo konkrétně bude školit, nebo kdo se bude o účastníky starat na místě.

S lektory potřebujeme pro každou akci uzavřít smlouvu. Ze začátku, když jsme používali webové rozhraní, jsme do smluv / dokumentů ručně vkládali různá vstupní pole - pro jméno, adresu nebo číslo bankovního účtu. Tyto informace externisté v dokumentu vyplnili a dokument digitálně podepsali.

Po dokončení integrace je to jednodušší. Lektoři se na akci přihlásí, pak si přes svůj profil v naší “samoobsluze” vygenerují pro danou akci smlouvu, do které se propíšou aktuální podmínky akce (termín, odměna, fakturační údaje…), lektor smlouvu přes DigiSign podepíše a pak jde na podpis k nám. My se tak o dokumentu prakticky dozvíme, až jej máme v podpisové frontě.

Za rok 2022 si naši externisté sami bez našeho zásahu vygenerovali a uzavřeli přes 800 smluv.

Andrea Obručníková, People & Culture Services Manager

Integrací jsme se zbavili spousty rutinní práce a také zbytečných chyb. Nemusíme

  • Smlouvy tisknout a posílat poštou

  • Tahat lektory k nám na pobočky kvůli podpisům

  • Skenovat smlouvy a originály přesouvat na centrálu a archivovat

  • Sledovat, jestli už je podepsané, případně urgovat podpis

  • Kontrolovat texty v dokumentech, generují se ze šablon a nemohou se měnit

  • Zbytečně opravovat zadávané údaje, protože se znovu používají z dat v Samoobsluze

  • Ručně zpřístupňovat naše dokumenty a přístupové údaje lektorům, po podpisu NDA je dostanou automaticky.

Samoobsluha pro externisty
Samoobsluha pro externisty.

Veškeré integrace a automatizace dělal náš programátor Honza s IT týmem po vlastní ose, prakticky jen podle dokumentace API a s drobnými konzultacemi s podporou. Nešlo jen o vlastní digitální podpis, museli jsme:

  • Vytvořit „samoobsluhu“ pro externisty, ve které si budou spravovat své údaje, generovat dokumenty, hlásit se na akce

  • Upravit naše interní procesy

  • Zpracovat šablony dokumentů, do kterých se automaticky vkládají vstupní a podpisová pole

  • Definovat „ceníky“ / typy odměn, aby se správně generovaly smlouvy

  • Nastavit automatické kontrolní mechanismy

V celé implementaci digitálního podepisování do informačního systému byla integrace DigiSignu to nejjednodušší. API je dobře zpracované, dá se v něm rychle zorientovat, obsahuje všechny funkce. Řádově víc času zabralo dotváření našich workflow a příprava uživatelského rozhraní pro přihlašování na akce.

Jan Záhorský, programátor a správce IS

DigiSignem podepisujeme lektorské a dobrovolnické smlouvy, stipendia i interní dokumenty

  • Největší část podpisové agendy tvoří smlouvy s externisty – objednávky školení, NDA, smlouvy o spolupráci, o dílo, dobrovolnické smlouvy.

  • S účastnicemi naší digitální akademie uzavíráme i dohodu o stipendiu nebo o splátkovém kalendáři za finančně náročnější kurzy.

Nastavení podepisujících a jejich pořadí
Nastavení podepisujících a jejich pořadí

Interně používáme DigiSign také na

  • Prezenční listiny ze zákonných školeních typu BOZP, školení řidičů, požární ochrana, první pomoc.

  • Cokoli se týká mezd - žádost o neplacené volno, rodičovskou dovolenou, hmotnou odpovědnost (pokladna, platební karta). Naopak třeba souhlasy se srážkou ze mzdy nám stačí e-mailem.

  • Přechodně i na cestovní příkazy. Nově je řešíme přes externí aplikaci Fidoo.

  • Navazující pracovněprávní dokumenty. Naši právníci v tom nevidí problém. Stačilo několik formálních úprav v pracovní smlouvě.

Střípky z Czechitas workflow

U nás vše podepisují prakticky jen tři lidé, CEO, COO a Head of People & Culture. Za týden se jim běžně sejde třeba 30 dokumentů k podpisu. Dříve se museli před podpisem každého dokumentu samostatně ověřit přes SMS kód.

Po integraci většinou podepisují dávkově a mají upravený proces tak, aby mohli podepisovat více smluv na jedno ověření / přihlášení. Také používáme funkci poslední podepisující, takže před naším podpisem můžeme smlouvu ještě finálně zkontrolovat.

Výpis dokumentů čekajících na podpis
Výpis dokumentů čekajících na podpis

Využíváme šablony dokumentů. V nich jsou i zástupné znaky, místo kterých se při generování dokumentů k podpisu vloží data z informačního systému (jméno, příjmení, číslo účtu…) nebo třeba podpisové pole.

Proměnné v šabloně dokumentu
Proměnné v šabloně dokumentu

Ukládání dokumentů. Všechno podepsané necháváme v DigiSignu, nic nemažeme. Pracovní kopie si stahujeme do google složky ke každému partnerovi, zaměstnanci.

Dokumenty podepisujeme v 99 % případů pomocí e-mailu a SMS ověření.

Některé dokumenty stále podepisujeme papírově, i když by šly digitálně. Typicky běžné pracovní smlouvy nebo dohody o spolupráci s partnery. Bereme to jako takový rituál spojený s osobní účastí, potřesením ruky, a prostě takovým jiným pocitem.

Řečeno jednoduše, bez DigiSignu si už neumíme představit naše fungování.

Bez DigiSignu si už neumíme představit naše fungování. Používáme jej každý den.

Andrea Obručníková, People & Culture Services Manager


Andrea Obručníková je dobrou duší Czechitas. Nastoupila jako jedna z prvních, prošla si různými Event & HR pozicemi. Aktuálně se stará o to, aby lidé v Czechitas byli spokojení a zůstali navždy.

Andrea Obručníková, Czechitas
Autor článku
Ondřej Říha · CEO Digital Solutions s.r.o.

Ondřej je spoluautorem aplikace DigiSign. Jeho cílem je, aby se elektronické podepisování stalo běžnou součástí chodu firem. Kromě DigiSignu se jako CEO Digital Solutions věnuje vývoji informačních systémů a aplikací na míru.

Sdílení

Vyzkoušejte DigiSign

Budoucnost je digitální. Podepisujte Digisignem

Dnešní doba je na digitalizaci firmy nejlepší. Všechno už řešíme na dálku a elektronicky – online nákupy, práci z domu, dovážku jídla. Začněte i (ve firmě) podepisovat digitálně.

Rychlé pro vás, jednoduché pro klienty. Zvládne to každý s mobilem.

Do 5 podpisů měsíčně zdarma.

Uplatníte ve všech oborech na 99 % dokumentů.

Vyzkoušet DigiSign