Jak si externisté generují a digitálně podepisují stovky smluv s Czechitas

Digitální podepisování šetří Czechitas a také jejím partnerům stovky hodin práce. Jen za rok 2022 si externí spolupracovníci sami vygenerovali a na dálku podepsali přes 800 smluv. Další stovky dokumentů v Czechitas podepisují s interním týmem.

Czechitas je jedna z největších neziskovek v Česku, zaměřuje se na vzdělávání žen v digitálních dovednostech a pomáhá jim se změnou kariéry. Pořádá každoročně stovky online i off-line kurzů, desítky setkání komunity a partnerů. Na všem se podílí 80 členný interní tým a kolem 700 externistů.

Od června 2021 podepisují stovky dokumentů měsíčně DigiSignem, který si postupně sami integrovali do svého informačního systému.

O digitálním podepisování jsme si povídali s Andreou Obručníkovou, která se na zavádění i využívání nejvíce podílela.

Digitální podepisování nám vyřešilo spoustu problémů

Elektronizací spoříme spoustu času, ruční práce a kontrol. Spočítali jsme si, že zpracování papírové smlouvy nám interně zabralo kolem 30 minut, digitálně nám to zabere do 5 minut.

Mnohem důležitější ale je, že dnes získáváme lektory, které bychom jinak nezískali. Spousta našich spolupracovníků žije mimo města, věci řeší na dálku a jezdit k nám do Prahy / Brna / Ostravy jen kvůli papíru (pro ně nepodstatnému), se jim nechtělo.

DigiSign u nás také:

• Podporuje flexibilitu. Můžeme během jednoho dne upravit podmínky akce a stihneme to podepsat s 50 lidmi. Těsně před akcí. Papírově je to prakticky neproveditelné, nebo by to trvalo 14 dní.

• Zjednodušuje onboarding externistů. Různé materiály zpřístupňujeme externistům až po podpisu smlouvy a NDA. Dříve vše musel hlídat člověk a nastavit externistovi práva. Teď to automatizovaně pohlídá DigiSign a náš IS.

• Eliminuje zbytečnou komunikaci. Spoustu potřebných dokumentů k akcím si lidé vytváří sami v naší "samoobsluze". My je jen ve finále podepíšeme. Nemusí tak probíhat žádné osobní ani e-mailové kolečko, věčné copy&paste osobních údajů, kontroly. Podmínky akcí máme vždycky jasně dané a šablony a workflow zařídí zbytek.

• Bourá bariéry. Zařídit cokoli s kolegy na home office nebo v zahraničí je stejně jednoduché, jako s kolegy v kanceláři.

• Šetří čas stovkám partnerů. Potřebná administrativa i jim zabere doslova jen minuty.

• Za covidu umožnil “ze dne na den” přejít s lidmi na home office. A také přejít z prezenčních na online školení.

• Šetří i dost peněz, což se v neziskovce počítá hned dvakrát.

Za podepisování na dálku jsme si blahořečili na začátku epidemie Covidu. Museli jsme prakticky ze dne na den přejít na home office a transformovat vzdělávací akce z offline do online. S DigiSignem to šlo.

Andrea Obručníková, People & Culture Services Manager

Přechod z Docusignu na DigiSign

Přechod na digitální podepisování jsme řešili už dříve, protože papírové procesy nás velmi omezovaly. Běžně jsme měli na stole (doslova) 20-30 žádostí o smlouvu, vše se muselo hlídat, urgovat, archivovat, posílat mezi pobočkami, vznikal tak typický chaos…

Tehdy nás bylo interně asi 25 a externě kolem stovky. Přijímat administrativní sílu jsme z principu nechtěli, takže jsme našli a zavedli americký Docusign. Ten u nás přes rok fungoval, odladili jsme na něm různé procesy. Náhradu za něj jsme řešili z více důvodů:

• Významné zvýšení ceny. My používali základní funkce, pár políček k vyplnění, zaškrtnutí… nepotřebovali jsme mrak nových funkcí.

• Komunikace byla pouze v angličtině. My sice mluvíme dobře, ale řešit v angličtině implementaci, podporu, API… to bylo fakt náročné. Plus část našich podepisujících měla s angličtinou problém…

• Bylo to hodně inkognito, byli jsme jeden z milionu klientů, partnerů. Nikdo se nás neptal na zpětnou vazbu, nikdo nenapsal, nikdo neřešil co by nám pomohlo.

Náš ředitel Ondřej Čejka z doslechu znal DigiSign, tak jsme se rozhodli jej přednostně vyzkoušet a už jsme zůstali.

Od webového rozhraní k plné integraci za 6 měsíců

Největší část naší administrativy tvoří dokumenty spojené se školeními. To máme dost specifické, protože na kurzy se nám “přihlašují” jak účastníci, tak jednotliví školitelé a další personál. Takže my na začátku ani nevíme, kdo konkrétně bude školit, nebo kdo se bude o účastníky starat na místě.

S lektory potřebujeme pro každou akci uzavřít smlouvu. Ze začátku, když jsme používali webové rozhraní, jsme do smluv / dokumentů ručně vkládali různá vstupní pole - pro jméno, adresu nebo číslo bankovního účtu. Tyto informace externisté v dokumentu vyplnili a dokument digitálně podepsali.

Po dokončení integrace je to jednodušší. Lektoři se na akci přihlásí, pak si přes svůj profil v naší “samoobsluze” vygenerují pro danou akci smlouvu, do které se propíšou aktuální podmínky akce (termín, odměna, fakturační údaje…), lektor smlouvu přes DigiSign podepíše a pak jde na podpis k nám. My se tak o dokumentu prakticky dozvíme, až jej máme v podpisové frontě.

Za rok 2022 si naši externisté sami bez našeho zásahu vygenerovali a uzavřeli přes 800 smluv.

Andrea Obručníková, People & Culture Services Manager

Integrací jsme se zbavili spousty rutinní práce a také zbytečných chyb. Nemusíme

• Smlouvy tisknout a posílat poštou

• Tahat lektory k nám na pobočky kvůli podpisům

• Skenovat smlouvy a originály přesouvat na centrálu a archivovat

• Sledovat, jestli už je podepsané, případně urgovat podpis

• Kontrolovat texty v dokumentech, generují se ze šablon a nemohou se měnit

• Zbytečně opravovat zadávané údaje, protože se znovu používají z dat v Samoobsluze

• Ručně zpřístupňovat naše dokumenty a přístupové údaje lektorům, po podpisu NDA je dostanou automaticky.

Veškeré integrace a automatizace dělal náš programátor Honza s IT týmem po vlastní ose, prakticky jen podle dokumentace API a s drobnými konzultacemi s podporou. Nešlo jen o vlastní digitální podpis, museli jsme:

• Vytvořit „samoobsluhu“ pro externisty, ve které si budou spravovat své údaje, generovat dokumenty, hlásit se na akce

• Upravit naše interní procesy

• Zpracovat šablony dokumentů, do kterých se automaticky vkládají vstupní a podpisová pole

• Definovat „ceníky“ / typy odměn, aby se správně generovaly smlouvy

• Nastavit automatické kontrolní mechanismy

V celé implementaci digitálního podepisování do informačního systému byla integrace DigiSignu to nejjednodušší. API je dobře zpracované, dá se v něm rychle zorientovat, obsahuje všechny funkce. Řádově víc času zabralo dotváření našich workflow a příprava uživatelského rozhraní pro přihlašování na akce.

Jan Záhorský, programátor a správce IS

DigiSignem podepisujeme lektorské a dobrovolnické smlouvy, stipendia i interní dokumenty

• Největší část podpisové agendy tvoří smlouvy s externisty – objednávky školení, NDA, smlouvy o spolupráci, o dílo, dobrovolnické smlouvy.

• S účastnicemi naší digitální akademie uzavíráme i dohodu o stipendiu nebo o splátkovém kalendáři za finančně náročnější kurzy.

Interně používáme DigiSign také na

• Prezenční listiny ze zákonných školeních typu BOZP, školení řidičů, požární ochrana, první pomoc.

• Cokoli se týká mezd - žádost o neplacené volno, rodičovskou dovolenou, hmotnou odpovědnost (pokladna, platební karta). Naopak třeba souhlasy se srážkou ze mzdy nám stačí e-mailem.

• Přechodně i na cestovní příkazy. Nově je řešíme přes externí aplikaci Fidoo.

• Navazující pracovněprávní dokumenty. Naši právníci v tom nevidí problém. Stačilo několik formálních úprav v pracovní smlouvě.

Střípky z Czechitas workflow

U nás vše podepisují prakticky jen tři lidé, CEO, COO a Head of People & Culture. Za týden se jim běžně sejde třeba 30 dokumentů k podpisu. Dříve se museli před podpisem každého dokumentu samostatně ověřit přes SMS kód.

Po integraci většinou podepisují dávkově a mají upravený proces tak, aby mohli podepisovat více smluv na jedno ověření / přihlášení. Také používáme funkci poslední podepisující, takže před naším podpisem můžeme smlouvu ještě finálně zkontrolovat.

Využíváme šablony dokumentů. V nich jsou i zástupné znaky, místo kterých se při generování dokumentů k podpisu vloží data z informačního systému (jméno, příjmení, číslo účtu…) nebo třeba podpisové pole.

Ukládání dokumentů. Všechno podepsané necháváme v DigiSignu, nic nemažeme. Pracovní kopie si stahujeme do google složky ke každému partnerovi, zaměstnanci.

Dokumenty podepisujeme v 99 % případů pomocí e-mailu a SMS ověření.

Některé dokumenty stále podepisujeme papírově, i když by šly digitálně. Typicky běžné pracovní smlouvy nebo dohody o spolupráci s partnery. Bereme to jako takový rituál spojený s osobní účastí, potřesením ruky, a prostě takovým jiným pocitem.

Řečeno jednoduše, bez DigiSignu si už neumíme představit naše fungování.

Bez DigiSignu si už neumíme představit naše fungování. Používáme jej každý den.

Andrea Obručníková, People & Culture Services Manager

Andrea Obručníková je dobrou duší Czechitas. Nastoupila jako jedna z prvních, prošla si různými Event & HR pozicemi. Aktuálně se stará o to, aby lidé v Czechitas byli spokojení a zůstali navždy.