Prostý elektronický podpis je platná a právně vymahatelná forma elektronického podpisu. V obchodní praxi jde o nejčastěji využívanou formu podpisu, protože je dostupný a jednoduše použitelný pro všechny uživatele.

V praxi je důležité rozlišovat mezi formami prostého podpisu. Zásadně se liší průkazností a vymahatelností.

A) těžko průkazná forma prostého podpisu:

• přidání jména a příjmení na konec e-mailu
• vložení obrázku podpisu do word dokumentu
• vložení PIN do webové stránky
• odpověď ve Whatsappu

B) prostý podpis prostřednictvím podpisové platfomy (např. DigiSign) založený na

• digitálních certifikátech
• vícefaktorovém ověření podepisujících
• prokázání vůle podepsat

je plnohodnotný a právně vymahatelný způsob uzavření smluv. Naplňuje veškeré požadavky nařízení eIDAS a navazujícího zákona č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce.

Prostý podpis přes DigiSign je platný a dobře vymahatelný. Proč?

Z pohledu práva dělá (vymahatelnou) smlouvu smlouvou:

• jasný obsah smlouvy - musí být jasné, co bylo dohodnuto

• identifikovaný podepisující - musí být jasné, kdo dokument podepsal

• vůle podepsat - musí být jasné, že bylo záměrem dohodu uzavřít

Jak to naplňuje podpis pomocí DigiSign

1. Jasný obsah smlouvy: všichni podepisují shodný dokument a podepsaný dokument je zajištěný proti změně obsahu pomocí digitálního podpisu (pečeti) DigiSign. Není pak možné obsah dokumentu měnit, respektive změna vede ke zneplatnění podpisu. Smluvní strany tedy vždy mají jistotu, CO podepsaly.

2. Identifikovaný podepisující: více způsoby je ověřené, KDO dokument podepsal. Světovým standardem je tzv. dvoufaktorové ověření (2FA). V případě DigiSignu je výchozí variantou ověření pomocí e-mailové adresy a SMS kódu. Je možné ověřit totožnost i pomocí Bankovní identity nebo pomocí selfie a osobních dokladů.

3. Vůle podepsat: samotný proces podpisu je jednoznačným projevem vůle. Od prvotní výzvy s dokumenty k podpisu, po jejich přečtení, ověření identity po potvrzení podpisu. Nikdo nemůže tvrdit “já nevěděl, že něco podepisuji”, nebo “to jsem podepsal omylem”.

4. Auditní stopa - záznamy o tom, kdo, jakým způsobem, jaký dokument podepsal.

Kombinace těchto faktorů a případné dodatečné údaje, např. předchozí komunikace se smluvní stranou, poskytují dostatek podkladů pro případné spory. Ostatně už i v Česku máme pravomocný rozsudek odvolacího soudu, který platnost prostého elektronického podpisu potvrzuje.

Srovnání způsobů prostého podpisu a jejich vymahatelnosti

To, co zákon považuje za rovnocenné, je v praxi zcela odlišné.

Příklady použití prostého elektronického podpisu v praxi

Prostým elektronickým podpisem DigiSign klienti standardně podepisují naprostou většinu dokumentů jako:

• pracovní smlouvy - například v Raiffeisenbank (případová studie); pozor však na mzdové výměry, ty mají vlastní režim, kdy zaměstnavatel podepisuje certifikátem a je potřeba splnit další náležitosti

• smlouvy o odběru energií - elektřiny, plynu od ušetřeno.cz nebo e.ON

• uznání dluhu a splátkový kalendář - MBA Consulting (případová studie)

• plné moci pro advokáta k zastupování u soudu - v advokání kanceláři eLegal (případová studie)

• plné moci pro daňové poradce - pro odložení (a podání) daňového přiznání v Odklad Daní

• smlouvy na dodání fotovoltaických elektráren - v rozsahu statisíců a k tomu vyřízení dotací se státem (případová studie)

• leasingové smlouvy na auta a zemědělskou techniku (případová studie), lékařské přístroje nebo i letadla (případová studie)

• nájemní smlouvy, rezervační smlouvy - realitní kanceláře jako M&M reality (případová studie) nebo RK Brettschneider (případová studie)

• smlouvy na poskytování internetu - na ty navíc dohlíží ČTÚ, jako v pardubické Edeře (případová studie)

• smlouvy s externisty, školiteli - mohou se dokonce generovat automaticky jako v Czechitas (případová studie)

Proč se tolik využívá prostý podpis a ne podpis certifikáty?

Prostý podpis je jednoduchý a všem ihned dostupný - každý dnes má chytrý telefon, e-mailovou adresu a běžně pracuje s mobilním bankovnictvím. Je tedy možné jednoduše, kdykoli a prakticky kdekoli přijmout dokumenty k podpisu, přečíst je a jednoduše podepsat.

Není potřeba instalovat žádný software, aplikace, pořizovat certifikáty na Poště a pak je složitě používat pro samotný podpis.

Navíc se jednoduše aplikují různá workflow, lidé mohou podepisovat prakticky současně, nebo v daném pořadí, doplnit údaje nebo přílohy.

Shrnutí

Prostý elektronický podpis je platný a vymahatelný, což už potvrdil i český odvolací soud. Jen je třeba zajistit neměnnost podepisovaného dokumentu, ověření identity podepisujících a jednoznačný projev vůle. Prostý elektronický podpis pomocí Digisignu to vše splňuje. Vyzkoušejte si jej zdarma.