Elektronické doručování mzdových výměrů po flexinovele zákoníku práce

Flexinovela zákoníku práce přinesla od 1. 6. 2025 úpravy v elektronickém doručování mzdových výměrů. Zásadní je § 335, který přidává nové možnosti elektronického doručení bez předchozího souhlasu zaměstnance. Má to však svá specifika. 

Jak řešit podpis a doručení mzdových výměrů v DigiSignu i po flexinovele?

Způsob 1: stávající režim "jednostranné důležité dokumenty", s předchozím souhlasem

Mzdové výměry řešte jako doposud, tedy:

• získejte samostatný písemný souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním
• za zaměstnavatele podepisujte uznávaným podpisem ("certifikátem")
• doručujte na soukromý e-mail zaměstnance

Tento postup se hodí zejména pro nové nástupy, kdy zaměstnanec ještě nemá pracovní e-mail ani přístup do interních systémů. Můžete v něm pokračovat i se stávajícími zaměstnanci.

Výhodou tohoto režimu je fikce doručení: po uplynutí 15 denní lhůty se výměr považuje za doručený, i když zaměstnanec jeho doručení nepotvrdil.

Způsob 2: podle flexinovely, i bez předchozího souhlasu

Náležitosti nového způsobu:

• za zaměstnavatele (stále) podepisujte uznávaným podpisem ("certifikátem")
• nepotřebujete souhlas zaměstnance s doručováním
• zaměstnanci můžete doručovat i do pracovního e-mailu, prostřednictvím informačního systému apod. 
• mzdový výměr musí být ve formátu, aby si jej zaměstnanec mohl uložit a vytisknout (v DigiSignu vždy splníte)
• zaměstnanec musí písemně potvrdit doručení, a to do 15 dnů; bez potvrzení je mzdový výměr neúčinný

Tento postup je ideální, když ještě nemáte souhlasy s doručováním od zaměstnanců.

V obou případech doporučujeme:

• nechat zaměstnance mzdový výměr podepsat (formulace "Převzal" u podpisového pole je ideální); tím máte zajištěné písemné potvrzení o převzetí, s jasným datem
• nastavit obálkám (šablonám) se mzdovým výměrem expiraci max. 15 dnů, abyste měli jasný přehled o ne/podepsaných dokumentech a mohli věc řešit
• rozesílat mzdové výměry s dostatečným předstihem (nejméně 15 dnů, pokud počítáte s fikcí doručení), aby nastala účinnost

Shrnutí