Elektronické doručování mzdových výměrů po flexinovele zákoníku práce

8. července 2025 Právo a compliance

Flexinovela zákoníku práce přinesla od 1. 6. 2025 úpravy v elektronickém doručování mzdových výměrů. Zásadní je § 335, který přidává nové možnosti elektronického doručení bez předchozího souhlasu zaměstnance. Má to však svá specifika. 

Jak řešit podpis a doručení mzdových výměrů v DigiSignu i po flexinovele?

Způsob 1: stávající režim "jednostranné důležité dokumenty", s předchozím souhlasem

Mzdové výměry řešte jako doposud, tedy:

  • získejte samostatný písemný souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním
  • za zaměstnavatele podepisujte uznávaným podpisem ("certifikátem")
  • doručujte na soukromý e-mail zaměstnance

Tento postup se hodí zejména pro nové nástupy, kdy zaměstnanec ještě nemá pracovní e-mail ani přístup do interních systémů. Můžete v něm pokračovat i se stávajícími zaměstnanci.

Výhodou tohoto režimu je fikce doručení: po uplynutí 15 denní lhůty se výměr považuje za doručený, i když zaměstnanec jeho doručení nepotvrdil.

Způsob 2: podle flexinovely, i bez předchozího souhlasu

Náležitosti nového způsobu:

  • za zaměstnavatele (stále) podepisujte uznávaným podpisem ("certifikátem")
  • nepotřebujete souhlas zaměstnance s doručováním
  • zaměstnanci můžete doručovat i do pracovního e-mailu, prostřednictvím informačního systému apod. 
  • mzdový výměr musí být ve formátu, aby si jej zaměstnanec mohl uložit a vytisknout (v DigiSignu vždy splníte)
  • zaměstnanec musí písemně potvrdit doručení, a to do 15 dnů; bez potvrzení je mzdový výměr neúčinný

Tento postup je ideální, když ještě nemáte souhlasy s doručováním od zaměstnanců.

V obou případech doporučujeme:

  • nechat zaměstnance mzdový výměr podepsat (formulace "Převzal" u podpisového pole je ideální); tím máte zajištěné písemné potvrzení o převzetí, s jasným datem
  • nastavit obálkám (šablonám) se mzdovým výměrem expiraci max. 15 dnů, abyste měli jasný přehled o ne/podepsaných dokumentech a mohli věc řešit
  • rozesílat mzdové výměry s dostatečným předstihem (nejméně 15 dnů, pokud počítáte s fikcí doručení), aby nastala účinnost

Shrnutí

Možnosti doručení mzdových výměrů


💡 Komplexní informace a aktualizovaný návod k podepisování HR dokumentů najdete v tomto článku.

Karel T. Borovička

CMO DigiSign

Karel přibližuje DigiSign lidem.

Sdílejte článek

Vyzkoušejte DigiSign

Budoucnost je digitální. Podepisujte Digisignem

Dnešní doba je na digitalizaci firmy nejlepší. Všechno už řešíme na dálku a elektronicky – online nákupy, práci z domu, dovážku jídla. Začněte i (ve firmě) podepisovat digitálně.

Rychlé pro vás, jednoduché pro klienty. Zvládne to každý s mobilem.

Do 5 podpisů měsíčně zdarma.

Uplatníte ve všech oborech na 99 % dokumentů.

Vyzkoušet DigiSign