Dobré zprávy pro další digitalizaci HR

Personalistika dlouhodobě patří mezi oblasti, které firmy chtějí digitalizovat jako první. Není divu, obrovské množství povinných dokumentů, školení, fluktuace zaměstnanců – pracovní složky se často mění v tučné spisy a HR oddělení připomíná spíš knihovnu.

Zákoník práce, i přes poslední novelizaci, obsahuje bohužel stále takové podmínky doručování vybraných důležitých pracovněprávních dokumentů, že používání elektronické podoby nebylo prakticky možné. Vypadá to ale, že náprava je „blízko“.

V připomínkovém řízení je totiž aktuálně návrh novely zákoníku práce, která má za cíl, kromě úpravy „home-office“, i podstatné zjednodušení elektronické komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.

Co se mění?

Nově se výslovně stanoví, že pracovní smlouva nebo dohoda může být uzavřena nebo měněna elektronicky. Ke správnému doručení pak postačí zaslat podepsané vyhotovení zaměstnanci na jeho soukromý e-mail, který zaměstnavateli sdělí. V případě pracovního e-mailu by se mohlo stát, že zaměstnanec ztratí ke svému vyhotovení, například pracovní smlouvě, po skončení zaměstnání přístup. Jakmile zaměstnanec obdrží dokument, má 7 dní na to, aby od uzavřené smlouvy nebo dohody odstoupil. Tato lhůta mu dává prostor si elektronicky podepsanou smlouvu v klidu zkontrolovat. Právo odstoupit mu samozřejmě končí, pokud mezitím už nastoupil do práce.

V praxi by tedy mělo stačit od zaměstnance, třeba v rámci vstupního dotazníku, získat jeho soukromou e-mailovou adresu a souhlas, že s ním bude možné pracovní smlouvu uzavřít elektronicky, například přes aplikaci DigiSign. Žádné konkrétní požadavky na úroveň použitého elektronického podpisu stanovené nejsou. Jakmile bude smlouva nebo dodatek uzavřena, zaměstnavatel pošle podepsané elektronické vyhotovení na uvedený e-mail. Žádné certifikáty ani potvrzení od zaměstnance nebudou potřeba. Pokud zaměstnanec nebude do 7 dnů nic rozporovat, má se za to, že zaměstnavatel vše splnil a může bez obav smlouvu elektronicky archivovat.

Tento postup představuje zásadní zjednodušení pro začátky pracovních vztahů, u kterých obvykle nedochází ke sporům. Zákoník práce tak umožňuje volnější formu uzavírání a doručování dokumentů. Personalistika ale někdy zahrnuje i méně příjemné události v podobě ukončení spolupráce. Tento jednoduchý postup se uplatní i pokud se zaměstnavatel a zaměstnanec smírně dohodnou na rozvázání vztahu. Přísněji však zákoník práce nahlíží na jednostranné výpovědi pracovního poměru.

V případě, že takovou jednostrannou výpověď bude chtít zaměstnavatel provést elektronicky, stále platí, že musí mít od zaměstnance souhlas s elektronickým doručováním, nicméně výpověď už musí podepsat elektronickým podpisem využívajícím kvalifikovaný certifikát (uznávaný elektronický podpis). I v tomto případě se však dočkáme zjednodušení. Nově by zaměstnanec již nemusel přijetí zprávy potvrzovat opět uznávaným elektronickým podpisem, ale bude stačit jakýkoli jiný elektronický podpis. A pokud navíc zaměstnanec doručení nepotvrdí (což je možné očekávat), uplatní se fikce doručení po 10 dnech od odeslání e-mailu na soukromou adresu zaměstnance.

V praxi tak bude možné, aby zaměstnavatel prostřednictvím nástroje DigiSign výpověď podepsal kvalifikovaným certifikátem (buď vlastním nebo prostřednictvím napojení na aplikaci XXX) a následně dokument odeslal zaměstnanci. Ten jeho přijetí buď potvrdí opět přes DigiSign, anebo 10. dnem nastane fikce doručení.

Nevýhodou stávající verze návrhu je, že tento složitější (ale alespoň už v praxi proveditelný) postup platí i pro všechny mzdové výměry. Předpokládáme ale, že to bude jeden z bodů, ohledně kterého se v připomínkovém řízení povede diskuze a ve finálním návrhu se nemusí objevit.

Kdy se na změny můžeme těšit?

Účinnost této změny bude pravděpodobně od 1. července 2023. Po skončení připomínkového řízení dostane ministerstvo práce a sociálních věcí ještě nějaký čas na úpravu návrhu a poté půjde návrh do parlamentu. Tam ho bude čekat standardní projednávání poslanci a senátory zakončené podpisem prezidenta. Finální znění zákoníku práce se tak může ještě změnit.

My ale věříme, že vůle digitalizovat zaměstnaneckou agendu zůstane. Je pravděpodobné, že i inspektoráty práce by k této dosud sporné problematice mohly být tolerantnější. Je totiž evidentní, že existuje snaha pro zmírnění stávajících nesmyslných podmínek doručování vybraných dokumentů. Je ale nutné znovu připomenout, že všechny méně významné HR dokumenty, které se netýkají vzniku, změny nebo zániku pracovního poměru, je možné využívat elektronicky už teď bez jakýchkoli pochybností.

Právní poradenství nejen ohledně HR digitalizace poskytuje náš partner eLegal advokátní kancelář. Naši smlouvu o spolupráci jsme podepsali DigiSignem a BankID SIGN.