Základní škola Trnka je menší soukromá škola v Dobříši. Pracuje v ní 40-50 lidí, část z nich na částečné úvazky a také na více pozicích. Jeden člověk může být zároveň učitel, k tomu vychovatel a nebo asistent dítěte se speciálními potřebami.

V oblasti personalistiky již digitalizovali téměř všechny dokumenty. Jak nám prozradila ekonomka Mgr. Hana Kopecká.

Vstupní dotazník je jediný papír

Z personální dokumentace máme digitální prakticky celou osobní složku, zejména:

• pracovní smlouvy

• dodatky

• DPP, DPČ

• ukončení

• předání výstupních dokladů

• růžové prohlášení

• žádosti o zúčtování záloh na daně

• oznámení o změnách na pojišťovny

• veškerá osobní oznámení jako změna bydliště, čerpání rodičovské dovolené

Papírové papírování nám prakticky končí vstupním dotazníkem. V tom si zajistíme i adresu pro doručování elektronických dokumentů.

Paní ředitelce to dělám co nejjednodušší

Každoroční agendou jsou pracovní smlouvy, DPP, DPČ. Těch máme kolem 80 - 90. Dřív jsme každou připravili samostatně ve wordu, nakopírovali osobní údaje, zadali úvazky, vytiskli, a snažili se odchytit lidi k podpisu. Bylo to komplikované, vznikaly nám zbytečné chyby kopírováním údajů z různých míst.

Dnes už pracovní smlouvy nepřipravujeme ve wordu, ale vznikají nám rovnou v DigiSignu. Paní ředitelka si smlouvu založí ze šablony a doplní údaje jako pozice, zkušební doba, pracovní úvazek.

Údaje o zaměstnanci se vyplní automaticky z kontaktů. K tomu jsme si DigiSign trochu ohnuly. Třeba do pole "Označení smluvní strany" vkládáme celé jméno zaměstnance včetně titulů a data narození, nebo do pole Firma vkládáme zdravotní pojišťovnu.

Šablon obálek máme založených asi deset - na pracovní smlouvy, DPP, DPČ, ukončení, dodatky... Díky tomu jde připravit novou smlouvu k podpisu doslova za pár minut. Je to extra užitečná funkce.

Jen elektronické mzdové výměry nám ušetří den práce

Mzdových výměrů míváme kolem 30. Když jsme je předávaly osobně, tak z toho bylo spíš společenské setkání :-) Nic proti tomu, jen když si člověk spočítá 15 minut povídání s každým, je to jeden pracovní den.

Už není problém odchytit lidi k podpisu. Na mobilu jsou pořád

Chytit lidi bylo někdy těžké, třeba kolega, který má úvazek 4 hodiny v týdnu, nebo expert z praxe na jednodenní akci. Tady nám elektronický podpis hodně pomáhá. Kolegové to zvládají na jedničku. A když se někteří ztratí, poradím jim jednoduše: nech se vést modrou.