M&M reality jsou největší a nejdigitalizovanější realitní kancelář v Česku. S příchodem koronaviru v roce 2020 musela ze dne na den minimalizovat osobní setkávání s klienty a vyřešit způsob uzavírání smluv na dálku. Provizorně začala používat americký systém DocuSign a postupně jej nahradila za DigiSign a jeho integraci do interních systémů.

Makléři si podepisování na dálku hned oblíbili

Na začátku rozesílal smlouvy backoffice. Ovšem během 2 týdnů začal být totálně zahlcený, protože od makléřů začaly chodit stovky požadavků o zajištění “SMS podpisu”, jak se tomu ve společnosti začalo říkat. Důvod byl jasný: makléřům i klientům to šetří čas a peníze. A makléři si také uvědomili, že díky SMS podpisu mohou poskytovat lepší službu a mít spokojenější klienty.

Příklady, kdy DigiSign ušetří čas a peníze při prodeji nemovitosti

• Rezervační smlouvy. Klient chce koupit nemovitost, makléř mu na prohlídce předloží rezervační smlouvu, ale klient ji nechce podepsat na místě, chce si ji v klidu doma přečíst. Pochopitelně, jde o hodně peněz. Jakmile se ale seznámí s obsahem, nemusí se s makléřem znovu scházet, podpis udělá během 2 minut z pohodlí domova. Stejná situace je i na straně prodávajících. Digitální podpis všem stranám šetří čas a zvyšuje spokojenost se službami realitní kanceláře.
• Dodatky smluv, i těch uzavřených původně “papírově”. Pokud se nemovitost nepovede ve sjednaném období prodat, např. z důvodu vysoké ceny, může klient podepsat s makléřem dodatek o prodloužení spolupráce. Nebo dodatek o změně ceny. Nebo dodatek o čemkoliv, aby se prodej urychlil. Využití písemného dodatku je v takovém případě správná cesta, pořádek dělá přátele. Ale proč by se kvůli němu měli znovu scházet? Podpis na dálku opět šetří čas, peníze a zvyšuje spokojenost klienta.
• Dohody mezi více prodávajícími. Případ, kdy nemovitost zdědí více sourozenců. Často se o prodej stará jen 1 z nich a společně se domlouvají pouze na kupní ceně. Umíte si představit, jak skvělou službu udělá makléř zástupci prodávajících, pokud se s ostatními sourozenci nemusí domlouvat na podpisu každého dokumentu osobně a místo toho to udělají na 3 kliknutí z pohodlí domova? Spokojená bude samozřejmě strana kupujících, protože obchod proběhne mnohem rychleji.
• Klient v zahraničí, nebo prostě “daleko”. Jeden z prodávajících žije v zahraničí. Takový obchod by bez online digitálního podpisu pravděpodobně ani nevznikl.
  Zdraví. Větší bezpečí v období jakékoliv epidemie (vč. Covid-19) - klient se může při schůzce podepsat na vlastním telefonu, ničeho se nemusí dotýkat.

Důvody přechodu z DocuSignu

Digitální podepisování se osvědčilo, ovšem zároveň začal být DocuSign nevyhovující. Důvodů bylo více:

• 80 % klientů podpis zvládla, ale někteří s tím měli problém. Aplikace obsahovala prvky, kterým někteří klienti nerozuměli, a nešlo to změnit. Např. nabízela podpis formou výběru fontu, na to klienti reagovali, že takto se nepodepisují a odmítli to.
• Podobně nezvládali “nakreslení” podpisu myší na počítači
• Platforma nabízela klientům před podpisem stažení mobilní aplikace, ale tam se klienti ztratili, protože po instalaci se jim neobjevila smlouva k podpisu.
• Kromě toho zůstávaly některé části aplikace v angličtině, přestože byla nastavena čeština.

Ani cenová politika poskytovatele nebyla úplně optimální. V případě této společnosti roční poplatky po integraci dosahovaly více než 1 milion Kč.

Plná integrace do interních systémů

M&M reality mají propracovaný informační systém, který spravuje nabídky nemovitostí, řídí jejich inzerci a také generuje veškerou smluvní dokumentaci. Digitální podepisování je teď skrze API plně integrované do všech souvisejících procesů a poskytuje i něco navíc - např. službu autorizovaného doručení nebo kombinaci biometrického podpisu na tabletu se vzdáleným SMS podpisem.

Výsledkem je, že:

• společnost využívá DigiSign u více než 50% zakázek
• celkem více než různých 2500 smluv měsíčně
• 80% kontraktů je uzavřeno do 24 hodin a některé zakázky to zkrátilo až o týdny.