Jak v Akcentě řádově zrychlili uzavírání obchodních i klientských smluv

Akcenta patří mezi největší obchodníky s devizami na českém trhu a ve střední Evropě. Úzce se specializuje na směnu měn, zahraniční platby a zajišťovací obchody pro klienty z řad firem a institucí. Obsluhuje přes 54 tisíc firemních klientů v šesti zemích - v ČR, na Slovensku, Polsku, Maďarsku, Rumunsku a Německu.

Nasazení DigiSignu urychlilo uzavírání obchodních smluv z měsíců na 2 týdny, umožnilo kompletně onboardovat B2B klienty online a zjednodušilo zákazníkům řešení jejich požadavků.

Jak v Akcentě zavedli digitální podepisování a jak to přispělo k lepšímu fungování nám přiblížili Kristýna Minářová, Petra Trejbalová a Martin Krempa. 

Z hodin na minuty jsme zrychlili oznámení změn ze strany klientů

Pro některé operace, jako změna bankovního účtu nebo změny kontaktních údajů, potřebujeme písemný souhlas či oznámení. Dříve to pro klienta znamenalo vyplnit formulář, vytisknout jej, podepsat, naskenovat a poslat nám ho e-mailem. My ještě zkontrolovali, že podpis odpovídá podpisovému vzoru, a poté až jsme provedli danou operaci. Běžně to trvalo půl hodiny až celý den.

Digitálně nám zprocesování takových úkonů zabere i jen minuty, protože:

• máme připravené šablony změnových dokumentů, na telefonický požadavek jen doplníme pár údajů a posíláme klientovi k podpisu

• klient nemusí nic tisknout, během pár minut jen vyplní co požaduje, dokument podepíše a my jej máme obratem zpět

• my nemusíme zkoumat správnost podpisu a můžeme rovnou provést požadovanou operaci

Takových změn provádíme elektronicky už 50-150 každý měsíc. A bude to násobně růst.

Navíc některé úkony bychom bez digitálního podpisu ani nemohli realizovat. K tomu mám krásný příklad ještě z doby před oficiálním spuštěním DigiSignu.

Klient potřeboval urgentně založit nový měnový účet pro speciální obchod, ale byl na dovolené v cizině. Bez počítače, bez tiskárny. Dříve by to byla neřešitelná situace. Tentokrát nám klient (trochu mimo zaběhnuté procesy) po telefonu jen nadiktoval požadavek, my mu připravili dokument k podpisu a poslali DigiSignem. Klient na mobilu obratem podepsal, my mohli založit měnový účet a klient uskutečnil obchod.

A takové drobné věci budují lepší vztahy, vyšší spokojenost klientů a taky nás interně.

Aktualizace KPI smluv s obchodními zástupci máme zpět do 14 dnů, nikoli za kvartál

Staráme se o smluvní dokumentaci přibližně stovky našich obchodních zástupců v 6 zemích. Každý kvartál všem nastavujeme nová KPI, na jejichž základě účtují své provize.

Dříve jsem připravila pro každého obchodního zástupce individuální KPI, tedy přibližně sto dokumentů, e-mailem je obchodním zástupcům rozeslala a čekala, až se mi dokumenty vrátí naskenované s podpisem každého obchodního zástupce. Když se povedlo během dvou měsíců získat 90 % podpisů, byl to úspěch.

Nově distribuujeme KPI k podpisu DigiSignem. Z poslední rozesílky (před týdnem) mi k dnešku chybí už jenom tři podpisy. To se dříve nikdy nestalo, touto dobou bych měla zpět maximálně 20 % dokumentů.

Netiskneme a nearchivujeme 5000 papírů. To jsou 2 metry šanonů

Jen smlouvy s obchodními zástupci představují ročně kolem 5000 papírů na naší straně. A to samé u obchodníků. To díky digitalizaci nemusíme tisknout, skenovat, šanonovat ani archivovat. Je to velká úleva.

V obchodních procesech elektronicky podepisujeme stále víc

Postupně nacházíme další oblasti, ve kterých můžeme DigiSign využít. Jedná se o desítky dokumentů ročně, a to:

• předávací protokoly

• dodatky ke smlouvě o obchodním zastoupení

• čestná prohlášení

• dohody o ukončení spolupráce

• smlouvy s doporučovateli - “tipaři”

Rychlý, jednoduchý a plně digitální onboarding

Nové klienty v ČR dnes registrujeme online během 10 minut – bez papírování, bez zbytečných kroků. Díky napojení na rejstřík ARES, ověření přes Bankovní identitu a podpisu dokumentů přes Digisign jsme odstranili bariéry a spustili řešení, které je připravené růst spolu s námi i na dalších trzích.

Z webu klient vstoupí do online registrace - https://akcenta.online/ a pokračuje následujícími kroky:

1. Základní údaje – klient vyplní své kontaktní informace a zkontroluje předvyplněné firemní údaje z rejstříku ARES. Tím odpadá nutnost manuálního zadávání dat o firmě. 
   

2. Ověření identity – klient si vybere svou banku, provede ověření přes Bankovní identitu a systém automaticky načte potřebné osobní údaje.
   

3. Bankovní spojení – možnost přidat jeden nebo více bankovních účtů určených pro obchodování.
   

4. Doplňující údaje – krátký formulář s otázkami pro účely KYC.
   

5. Smlouva a podpis – digitální podpis rámcové smlouvy v novém vizuálu prostřednictvím DigiSignu - klient stále zůstává v digitálním onboardingu a po podpisu mu přichází podepsaná smlouva na e-mail.

Tento přístup nám umožnil rychle uvést produkt na trh, snížit bariéry pro klienty a vytvořit pevný základ pro další vylepšení i expanzi do zahraničí.

Integrace Digisignu trvala jen několik dní a ukázala se jako výrazně efektivnější řešení než vývoj vlastní podpisové komponenty. Dalším klíčovým přínosem je auditní stopa u každého podpisu smlouvy, která zajišťuje prokazatelnost podpisu vůči regulátorům i v případě případných soudních sporů.

První podpisové procesy jsme zavedli během 14 dní

Začali jsme jednodušším interním využitím – elektronickým podpisem dodatků s obchodními zástupci. Následoval první změnový formulář na klientském centru, kde bylo potřeba zachovat kontinuitu s původním papírovým procesem.

Procesní logiku jsme zatím neměnili – pouze jsme nahradili ruční podepisování rychlejším digitálním řešením. Díky tomu byla implementace velmi rychlá, i když nás v budoucnu čeká revize těchto procesů. Aby například změnové formuláře mohl klient řešit přímo v klientské zóně, která bude součástí našeho online brokera.

Nejnáročnější fází bylo vybudování digitálního onboardingu, které trvalo přibližně 2–3 měsíce. Samotná integrace API DigiSignu byla ale hotová za 2–3 dny. Potřebovali jsme jen asi deset konkrétních API endpointů, přehledně popsaných v dokumentaci. Díky okamžité reakci týmu technické podpory DigiSignu proběhlo napojení hladce a bez zdržení.

Těšíme se na převádění klientů na digitální komunikaci

Naprostá většina z našich 50 tisíc klientů zatím funguje “po starém” způsobu. Postupně je všechny převádíme na digitální komunikaci a potvrzování změn. Přirozeně je nejefektivnější nabídnout a zprocesovat tento přechod s klienty, kteří právě mají změnový požadavek.

Co jde, děláme za klienty

Stát má vysoké nároky na evidenci a dokládání různých seznámení, souhlasů, ověření. My tu povinnost pak musíme částečně přenášet na klienty, ale snažíme se vše co nejvíc zjednodušit:

• v onboardingu přednačítáme do formulářů veškeré dostupné údaje z rejstříku - klientům stačí zadat IČ

• podobně načítáme a vyplňujeme data z Bankovní identity

• pro podpisy dokumentů používáme SMS ověření a ne podpisové certifikáty

• za klienty vyplňujeme změnové formuláře a jen je odešleme k podpisu

A to jsou jen pomyslné špičky ledovce, na pozadí se toho děje mnohem více. A v tom všem nás DigiSign podporuje.