Footshop: HR bez fyzických papírů jde. Stačí chtít

Papíry ve Footshopu prostě nechceme. Nikde. Žádné

Digitalizace personálních věcí není ani tak o technologii – je o způsobu myšlení. My ve Footshopu jsme se rozhodli fungovat bez papírů a tomu vše přizpůsobujeme.

Obecně v HR podepisujeme elektronicky všechno:

• hmotné odpovědnosti

• předávací protokoly

• pracovní smlouvy, DPP, jejich dodatky

• mzdové výměry

• dohody o ukončení

• podklady pro daně, potvrzení o zdanitelných příjmech

Úspora času na 100 dokumentech měsíčně je obrovská

Spočítali jsme si, že manipulace s papíry - tisk, rozesílání tam a zpět, kompletace, zařízení, archivace, opravy, skenování, dohledávání nás měsíčně stálo 60-80 hodin. A myslím tím opravdu manipulaci, nikoli přípravu dokumentů jako takových.

Elektronizace nás této manuální rutiny zbavila. K tomu nemusíme hlídat a odškrtávat si, jestli konkrétní dokument už máme poslaný, jestli se vrátil, jestli je opravdu podepsaný. To se nám spolehlivě pohlídá automaticky.

Kvůli nové Multisportce nemusí na HR nikdo běžet, bruslit ani veslovat

Na dálku zařídíme s kolegy i Multisportku. Na to potřebujeme uzavřít smlouvu o jejím využívání a také dohodu o srážkách ze mzdy. Dnes už je nám jedno, na jaké pobočce kolega pracuje nebo jestli je právě na homeoffice. Dokumenty pošleme e-mailem a do druhého dne je máme podepsané u sebe, stáhnou se do složky na Google disku a je hotovo.

Schvalovací procesy jsme si zjednodušili a zefektivnili

Ve Footshopu fungujeme na principu důvěry a odpovědnosti. Náš CEO delegoval veškeré domlouvání podmínek spolupráce na naši HR manažerku. Ta za nás podepisuje naprostou většinu smluv se zaměstnanci, kontraktory nebo třeba influencery.

Všechno díky tomu probíhá rychleji, nezdržují se nám nástupy brigádníků nebo rozjezdy obchodních spoluprací. A když nastane speciální případ, CEO podepíše dokumenty někde na cestách.

Zapojuje se i naše účetní

Někdy je toho prostě moc. Sezóna brigádníků, každoroční dodatky ke smlouvám, navyšování mezd. K tomu různá potvrzení o zaměstnání, daňová přiznání a podklady pro ně. S tím vším včetně elektronické rozesílky a podepisování nám pomáhá naše úžasná účetní.

HR neřeší jen zaměstnance, ale i obchodní spolupráce a influencery

Součástí našich marketingových aktivit jsou spolupráce s českými i zahraničními influencery. S některými se ani nesetkáme naživo, protože často cestují po světě a je komplikované je zastihnout. Elektronické uzavírání dohod je tak ideální varianta. Taky je pravda, že papírově bychom to taky nikdy dotáhnout nemuseli.

Papírová výjimka: Dokumenty pro Ministerstvo vnitra

Pro naše zaměstnance - cizince, kteří řeší pracovní povolení / pobyt, tvoříme papírový “duplikát” pracovní smlouvy, protože to od nich vyžaduje Ministerstvo vnitra. I zde se však daří prosazovat elektronické dokumenty – například potvrzení o ubytování bylo úspěšně vyřízeno digitálně i pro úřední účely.

Na DigiSign jsme přešli kvůli spolehlivosti

Digitální podepisování už máme zavedené asi 3 roky, ale původní nástroj nám nevyhovoval - nefungovala dobře podpora a hlavně jsme poměrně často zaznamenávali výpadky celé aplikace.

Po půl roce každodenní práce v DigiSignu můžu podepsat, že DigiSign funguje spolehlivě, podpora nám reaguje rychle a pomůže nám nejen technicky, ale i s legislativními otázkami.

Footshop je ikonický streetwear e-shop s obratem 1,4 miliardy korun a prodejnami v pěti evropských zemích. Koncem roku 2024 přešel na digitální podepisování DigiSignem a (nejen) personální dokumenty řeší výhradně elektronicky.