Jak integrují digitální podepisování v personálním systému Pinya HR

Digitální podepisování pracovněprávních dokumentů patřilo donedávna mezi poměrně dobrodružné sporty. Naštěstí zákonodárci konečně prozřeli a přiblížili i pracovní právo době digitální.

V Pinya HR se na boom elektronického podepisování poctivě připravili a s předstihem jej zpřístupnili stovkám svých zákazníků.

Pinya HR je propracovaný český personální systém pro řízení HR procesů. Využívají jej malé firmy i nadnárodní korporace působící v různých zemích EU. Funguje na principu SaaS.

DigiSign je v Pinya HR integrovaný tak hluboce, že běžný uživatel o jeho existenci nemá tušení. Dozví se o něm pouze při samotném podepisování dokumentů.

Čím digitální podepisování v Pinya HR šetří čas a peníze

Personalistika po administrativní stránce představuje zejména hromadnou “výrobu” papírů, urgování papírů a lidí, přesouvání a uchovávání papírů. Zavedení digitálního podepisování do HR procesů v Pinya HR tak

• urychluje podepisování veškeré personální agendy

• omezuje přeposílání, předávání, svoz fyzických dokumentů z poboček nebo i jen pracovišť firmy na HR

• umožňuje uzavření smluv na dálku, s pracovníky na pobočkách, home office, v zahraničí

• nevyžaduje fyzickou archivaci papírových dokumentů

• zrychluje dohledání dokumentů

• zlepšuje dostupnost dokumentů pro relevantní pracovníky

• eliminuje chyby vzniklé ručním přepisováním, kopírováním

• zamezuje ztrátě dokumentů

• systematicky vede lidi k dokončení podpisového procesu

Úspory vznikají díky chytře navrženému generování dokumentů, používání šablon a automatizovanému podpisovému workflow, které reflektuje potřeby různých typů uživatelů.

Integrace umožňuje hromadné generování dokumentů, hlídání podpisů, i různá workflow

Základem je efektivní příprava dokumentů k podpisu

Většina dokumentů v personalistice vzniká ze šablon. Ty využívá i Pinya HR. Osvědčily se šablony ve formátu MS Word (.docx).

V šablonách dokumentů se používají zástupné znaky (tzv. “tokeny”), které dynamicky vkládají obsah z Pinya HR. Typicky jde o jméno, příjmení, pozici zaměstnance, ale vložit mohou prakticky jakoukoli informaci uloženou u zaměstnance či uchazeče o práci. Šablony se vytváří typicky v .docx formátu.

Pomocí tokenů v šablonách se vkládají i podpisová pole se jménem a pozicí, jak pro zaměstnance, tak pro podepisující za firmu. Personalisté tak nemusí v dokumentech nic ručně přetahovat nebo vkládat.

Hromadné generování dokumentů. Ze šablon se generují nejrůznější dokumenty jako předávací protokoly, potvrzení o školení nebo seznámení s předpisy. Ty se pak distribuují k podpisu zaměstnancům.

Snažíme se, aby personalisté museli vyplňovat co nejméně věcí, co nejméně naklikávat, překopírovávat data z místa na místo. To nám DigiSign umožňuje.

Dita Salajková, produktová manažerka Pinya HR

Ad hoc dokumenty. K podpisu je možné odesílat jakýkoli dokument ve formátu .pdf.

Výběr e-mailu / telefonu příjemce. Pro vybrané dokumenty (pracovní smlouvy apod.) je třeba zvolit pro doručení osobní e-mail pracovníka, pro jiné postačí firemní. Obdobně se vybírají i telefonní čísla.

TIP: Z hlediska zákona je zásadní odesílat pracovněprávní dokumenty na soukromou e-mailovou adresu zaměstnance. Tu má totiž pod svou kontrolou. Podrobnější informace si přečtěte zde.

Přepnutí jazyka. Podle nastavení v Pinya HR se vybere jazyková mutace podpisového rozhraní, doprovodných e-mailů, SMS zpráv.

Lokalizace. Klienti operují v různých zemích, kde platí jiné právní předpisy. Podpisové procesy tomu odpovídají.

Rozesílka a automatické hlídání termínů

Spustit proces podepisování mohou jen pověření uživatelé, kteří mají přidělenou příslušnou roli. V praxi to bývají většinou personalisté, případně vedoucí oddělení. Vytvoří příslušný dokument, nastaví pravidla rozesílky a spustí proces.

Nastavení automatických připomínek, urgencí, expirace. Každý dokument si může uživatel nastavit podle firemních požadavků, postupů.

Nastavitelné pořadí podepisujících. Každá firma má své podpisové procesy. Pro každý dokument je možné nastavit i přesné pořadí podepisujících. Např. v tomto případě by jako první podepisovala ředitelka firmy a až poté zaměstnanec.

Validace. Před rozesláním prochází dokumenty automatickou validací. Kontrolují se např. formální náležitosti (formát dokumentu je .pdf, je vyplněný e-mail, telefonní číslo, dokument obsahuje pole k podpisu, …). Výsledkem je ne/odeslání dokumentu do DigiSignu. Podrobnější informace najdete v dokumentaci.

Podepsání dokumentů všemi stranami

Podepsání jako takové probíhá už v DigiSignu, jako ověřovací metoda se používá kombinace SMS a e-mailu. Po úspěšném podpisu si dokument mohou podepisující stáhnout přímo z DigiSignu po dobu 24 hodin. Poté se dokument i s auditní stopou přesune do Pinya HR a z DigiSignu smaže.

Ošetření chyb / nedokončení podpisů

Mohou nastat situace, které brání řádnému dokončení podpisu, např.

• chybně zadaná e-mailová adresa či telefonní číslo příjemců

• nedoručitelnost zprávy na zadaný e-mail, telefonní číslo

• chyba validace ještě před odesláním obálky

• chyba autorizace - uživateli se nepovedlo na 3 pokusy ověřit

Nastalé chyby se zobrazují uživateli u příslušného dokumentu a řeší se opravou informací a novou rozesílkou nebo stornem obálky.

Chyb v těchto případech nastává minimum, protože e-mail i telefon se vkládají ze systému a odpadají tak chyby způsobené lidským faktorem.

Integrace proběhla plně v režii Pinya HR

V prvotním nadšení jsme si celé digitální podepisování chtěli vyvinout sami. Naštěstí nás od toho odradila už úvodní analýza. Ono jen vyřešit správně doručování písemností je práce nad hlavu.

Dita Salajková, produktová manažerka Pinya HR

Cesta od prvotní přípravy až do spuštění pro všechny uživatele trvala necelých pět měsíců, a to včetně řešení právních otázek, zpracování dokumentace, onboardingových materiálů pro klienty i systému fakturace.

Implementace pokrývá všechny agendy, zejména pak

• přijímání zaměstnanců

• jejich onboarding, zaškolování

• správu majetku

• změny pracovněprávních vztahů

Vlastní napojení DigiSignu vyřešil samostatně interní vývojový tým a bylo otázkou týdne dvou. Systém využívá přes 80 API end pointů.

Implementaci jsme zvládli vlastními silami. Vyzdvihnout můžu rozsah API, jeho skvělou dokumentaci i briskní reakce podpory na naše požadavky.

Dita Salajková, produktová manažerka Pinya HR

Příznivá cena a jednoduché zprovoznění pro uživatele

Elektronické podepisování je z hlediska Pinya HR modul, který si klienti na klik aktivují.

Cenová politika je jednoduchá:

• 4 dokumenty (obálky) měsíčně má každý klient zdarma

• modul jako takový je bezplatný, nehradí se žádný aktivační poplatek

• další dokumenty (obálky) jsou za symbolických 19 Kč, bez ohledu na počet podepisujících

• účtují se pouze dokumenty (obálky), které prošly validací a byly reálně odeslané do DigiSignu; v administraci mají klienti jasný přehled / vyúčtování

• fakturace probíhá zpětně za minulý měsíc

Budoucnost HR je digitální

Bezpečné podepisování na dálku nebo i s kolegy ve vedlejší kanceláři je jasná cesta v HR. Zjednodušuje a automatizuje procesy, ulehčuje práci každý den a vylepšuje renomé značky. DigiSign tak přesně zapadá do vize Pinya HR.