Personální agendu pro 3300 zaměstnanců řeší Raiffeisenbank digitálně. Využívají zde snad všechny dostupné vychytávky DigiSignu a jen při onboardingu nových kolegů ušetří ročně 7000 papírů.

Digitální podepisování v HR zavádí v Raiffeisenbank postupně. Začali nástupy nových zaměstnanců a návraty z mateřské a rodičovské dovolené. Nyní již digitálně podepisují i dodatky smluv a pracovně-právní změny. Jak všechno funguje a probíhá nám řekla Anna Pupalová, People Digital Process Manager.

První jsme rozjeli podepisování pracovních smluv

Zastáváme myšlenku, že první den v práci by si měl nováček užít. Je klíčové, aby měl připravené vše od vstupní kartičky a techniky, po pracovní stůl a přístupy k interním nástrojům.

Díky DigiSignu to dnes už není problém. S nováčky můžeme elektronicky podepsat pracovní smlouvy a získat všechny potřebné dokumenty předem a na dálku. Nemusíme se tak první den zabývat hodinovým podepisováním a kontrolou všech formalit, což nám umožňuje soustředit se na to nejdůležitější - usnadnit nováčkům orientaci a pomoct jim poznat se s ostatními kolegy.

Smlouvy podepisujeme pomocí Bankovní identity i DigiSign Identify

Každý měsíc do banky nastupuje přibližně 50-60 nových kolegů, a to na plné, ale i zkrácené úvazky a na dohody. Většinu tvoří osoby z České republiky, avšak zahrnuje také široké spektrum kolegů a kolegyň různých národností, nejvíce ze Slovenska a dále taky jednotlivce z ostatních států Evropské unie a východní Evropy.

Všichni nově nastupující zaměstnanci jsou pro nás z pohledu bezpečnosti “neznámí” lidé, proto pro podpis pracovní smlouvy na dálku potřebujeme spolehlivé automatické ověření totožnosti. K tomu využíváme Bankovní identitu a ověření pomocí selfie a osobních dokladů (DigiSign IDENTIFY AI). Podepisující si tak může zvolit, který způsob ověření mu víc vyhovuje.

Kromě dvou situací, kdy jsme schvalovali ověření manuálně, protože si systém neporadil se jmény v cizojazyčných dokladech, zatím nenastal případ, že bychom někoho nedokázali ověřit a podepsat digitálně.

Záleží nám na příjemném zážitku a jednoduchosti

Nejvíc dokumentů směřuje samozřejmě k našim 3300 stávajícím kolegům. Dodatky, přesmluvnění, dohody o homeoffice. Pro každého je příjemnější a jednodušší párkrát kliknout myší, než tisknout papíry, někam je přenášet a čekat až se vrátí.

V březnu jsme začali používat hromadnou rozesílku a prvních 50 smluv se nám vrátilo podepsaných během jednoho dne. To bychom papírově sotva stihli rozeslat. Navíc podepisující za banku mohou podepsat všechny smlouvy najednou. To nám v Raiffce ušetří doslova tisíce hodin práce.

Aplikaci bere jako moderní i mladá generace

Raiffeisenbank se zaměřuje na inovace, podporuje moderní technologie, vytváří příjemné pracovní prostředí. Je pro nás důležité mít moderní, jednoduché a intuitivní nástroje, které nevyžadují stahování, instalaci ani složité proklikávání.

S DigiSignem se nám to povedlo, dokonce se nám daří oslovit i mladou generaci. Nedávno mi nastupující osmnáctiletá brigádnice řekla: “Ta vaše appka je fakt cool, jak se dá přenést podpis z počítače do mobilu.”

Máme doložené splnění legislativy

Na personální dokumenty, ať už pracovní smlouvy nebo třeba GDPR dokumentaci klade legislativa specifické nároky. S DigiSignem máme splněno vše potřebné:

• umíme doložit doručení dokumentu zaměstnanci na jeho soukromý e-mail, případně se dozvíme o nedoručení a můžeme to řešit

• určené dokumenty podepisujeme kvalifikovaným certifikátem

• uchováme dokumenty v bezpečném úložišti, včetně přerazítkování časovým razítkem

Komunikujeme naší řečí, v našich barvách

Využíváme všechny možnosti brandingu, abychom zajistili, že se naši kolegové cítí v komunikaci pohodlně a vědí, že skutečně komunikují s námi.

E-mailové šablony, odesílatelé zpráv a e-mailů jsou v našich barvách, s našimi texty. Stejně tak “děkovací” stránka po podpisu dokumentů, která přesměrovává na náš web.

Na druhou stranu DigiSign nijak neskrýváme. Pro naše zaměstnance i partnery představuje záruku bezpečnosti.

Rychlé zaškolení a (nakonec) minimální podpora kolegů

Ze zavádění digitálního podpisu do banky jsem měla respekt. I u nás se občas setkáváme s obavami vůči novinkám a změnám zavedených postupů. Proto jsem si naplánovala více času na podporu kolegů, připravila se na “množství dotazů” týkajících se nejasností či problémů se systémem a vytvořila podrobné step-by-step manuály. Nakonec to všechno dopadlo moc dobře.

V řešení komplikací nás DigiSign sám navádí a podporuje

Když už se někdy nepovede podepsat obálku, jde o

• kvalitu fotografie při selfie identifikaci

• specifické omezení u BankiD, kdy např. jedna banka umí podepsat pouze jeden dokument

• překlep v e-mailu nebo telefonním čísle podepisujícího

Je skvělé, že nám systém většinou pomůže identifikovat zdroj problému, takže se dokážeme na řešení daného problému okamžitě zaměřit.

Někdy nováček nenahraje do smlouvy všechny potřebné dokumenty. Smlouvu tak sice máme podepsanou, ale dokumenty nejsou kompletní. Takové obálky si označíme štítky, typicky “chybí foto”, “chybí výpis z rejstříku” a pak s nováčky individuálně komunikujeme a řešíme to. Popř. obálku vracíme zpátky podepisujícím společně s komentáři, co je potřeba doplnit.

Digitální podepisování pomáhá plnit i ESG cíle

Zavedení digitálního podpisu nejen zefektivňuje celý administrativní proces podepisování dokumentů, ale také podporuje udržitelnost a odpovědnost vůči životnímu prostředí.

Kromě úspory času jsme dosáhli významných finančních i ekologických úspor. Eliminací spotřeby fyzických dokumentů jsme snížili ekologickou zátěž spojenou s tiskem, doručováním a dalšími logistickými operacemi, včetně následné archivace dokumentů.

Co oceňujeme na DigiSignu?

Kromě jednoduchosti a stabilního fungování

• pomoc s celkovým vymyšlením podpisových workflow, těch způsobů a možností je opravdu hodně

• že vždycky máme způsob, jak podpis dotáhnout

• že jsme mohli začít bez složité implementace a postupně rozšiřovat používání i automatizace

• erudovanou a rychlou podporu, řešit problémy nejvýše v řádu hodin rozhodně nebývá standard

Rada pro firmy? Začněte hned, vyplatí se to

Začněte podepisovat hned. I když máte jen pět až deset nástupů měsíčně. Nemusíte nic integrovat, stačí jen podepisovat, je to nákladově efektivní, a hlavně odpadá spousta zbytečné práce. My zpětně litujeme každého dne, kdy jsme už mohli, ale ještě nepodepisovali.